Schoon bureau?
Met het juiste systeem is orde op de werkvloer geen probleem!
De ervaring leert het, bazen eisen het en talrijke studies bewijzen het min of meer duidelijk: de werkplek moet regelmatig worden opgeruimd. Aanhangers van de theorie dat een zekere mate van netheid op een bureau zeker bevorderlijk is voor de creativiteit hebben geen ongelijk. Het is echter ook waar dat boven een bepaalde mate van chaos de productiviteit op de werkplek ernstig wordt geremd. Dus moet zelfs de mooiste creatieve wanorde van tijd tot tijd plaatsmaken voor een weloverwogen orde. Als het gaat om het onderwerp "een beetje bureau schoonmaken" adviseren deskundigen een doordachte, veegactie.
Het is leuk om de volgende werkdag ontspannen en opgeruimd aan de werkplek te beginnen. Geen twijfel mogelijk. Maar wat vindt u ervan om elke dag van uw leven ontspannen, evenwichtig en harmonieus te beginnen?
Het systeem met vier velden voor snel succes
Eén ding meteen: een beetje opruimen brengt geen orde op de werkplek en stelt het probleem in het beste geval alleen maar uit. Bovendien maakt een schoon hoekje nog geen verstandig opgeruimde werkplek. Zelfs de ergste bureauopruiming duurt niet langer dan drie uur, mits geconcentreerd uitgevoerd. De beste vriend en helper is de vloer voor het bureau - daarom is het raadzaam eerst de vloer rond het werkblad te stofzuigen. Vervolgens moeten het hele bureau, de laden, de onderkasten en het werkblad volledig worden opgeruimd of schoongemaakt. Het heeft echter weinig zin om alle spullen in één hand te hebben en ze dan terug te leggen waar ze lagen.
Een systeem met vier velden helpt bij het sorteren en weggooien. De vloer rond de werkplek is verdeeld in vier denkbeeldige velden, die elk een betekenis krijgen: "Afval", "Doorsturen", "Belangrijk" en "Acuut". Zo wordt elk voorwerp - van een enkele Post-it tot een zakrekenmachine - consequent in een van deze velden geplaatst, zodat het later op een zinvolle manier weer kan worden opgeborgen. Deskundigen adviseren u vooraf een systeem te bedenken, van links naar rechts of van buiten naar binnen - het maakt niet uit. Het belangrijkste is dat elk vel papier, elke pen, elk dossier en elke map afzonderlijk van de werkplek wordt verwijderd en slechts één keer wordt gepakt. Er zijn geen tussenstapels, dat kost alleen maar tijd. "Afval" spreekt voor zich. "Doorsturen" verzamelt alles wat gedelegeerd kan worden of ergens anders naartoe gebracht moet worden, bijvoorbeeld naar het archief, terug naar de bibliotheek of naar de boekenplank.
Dingen die terug in de lade of op het bureau moeten en onmiddellijk na een kleine bureauopruiming moeten worden afgehandeld, gaan naar het planvak "Belangrijk" voor het opruimen van de werkplek. Als u wilt, kunt u gebruik maken van het feit dat u al over het onderwerp in kwestie hebt nagedacht en de volgende stap op een Post-it noteren en opplakken. Dit bespaart wat tijd voor verder werk, maar wees voorzichtig: niet te veel nadenken, slechts één of twee trefwoorden en geen uitgebreide romans. "Acuut" verzamelt dingen die onmiddellijk of direct na de opruimactie gedaan kunnen worden en minder dan een paar minuten duren: een brief stempelen, ondertekenen en doorsturen, een afspraak maken of een vergadering verzetten, bijvoorbeeld.
Daar gaan we dan: Het bonnetje voor gummibeertjes en hoestbonbons? Onzin! De hoestbonnen zelf? Als ze nog eetbaar zijn: Geef ze door. Neem ze mee naar huis. Als ze een dof laagje hebben of raar ruiken: breng ze naar de bon. Een biro die niet meer werkt en waarvoor je een nieuwe vulling wilde zoeken: Afval. De map met ideeën voor nieuwe projecten: Plak er een Post-it op, schrijf er "Opruimen!" op en zet het in het veld "Belangrijk". Een dossier waarop de "Urgent" Post-it er al een beetje knapperig uitziet? Lees het over en stuur het door, d.w.z. delegeer het, of zet het in het belangrijke veld.
Als het bureauoppervlak volledig is opgeruimd, de laden zijn leeggehaald en de archiefkast vrij is van oude rommel, is de volgende stap de schoonmaakkast: alle oppervlakken worden geveegd, de computer, het toetsenbord en de printer afgestoft en de laden gestofzuigd. Als eerste worden de spullen die dagelijks nodig zijn weer op hun plaats gelegd. Dat klopt: hun plaats. En wat geen plaats heeft, krijgt er een toegewezen of wordt kort maar krachtig in twijfel getrokken: Heb ik echt twee perforators van verschillende grootte, drie linialen, naar schatting 25 pennen en twee pennenbekers nodig voor mijn werk? De overbodige spullen gaan terug in het depot of, afhankelijk van hun toestand, in de prullenbak.
Daarna krijgen gummen, maximaal vijf potloden en evenveel balpennen of fineliners hun plaats in de bovenste bureaulade, het notitieblok verhuist naast de telefoon en de ongelezen post gaat in een klein mandje dat voorheen diende als stortplaats voor verrassingsfiguurtjes, paperclipstortplaats en tussenopslag voor wenskaarten en waarvan de inhoud zo'n beetje volledig naar het "afvalveld" is gemigreerd. Kortom: het bureau wordt gesorteerd volgens oude logica, maar ook volgens actuele behoeften - zodat er minder tijd is voor het omslachtige zoeken aan de lijn op het werk. De vuilnisbak gaat naar de prullenbak en de dingen die in het "vooruit" vakje staan gaan naar de plaats of persoon waar ze heen moeten. Klaar? Schoon? Gefeliciteerd, missie volbracht.
HET ACHTPUNTENSYSTEEM VOOR DUURZAME ORDE
Chaos am Arbeitsplatz entsteht bekanntlich nicht aus sich selbst heraus, vermehrt sich aber in durchaus ansehnlichem Maße. Aus dem einen ungespülten Kaffeebecher werden schnell zwei oder drei – und wo der vierte hergekommen ist, weiß jetzt wirklich kein Mensch. Aus diesem einen Ausdruck, den man mal mit viel Zeit lesen und was draus hätte machen müssen, ist längst ein Stapel mit Dokumenten ähnlichen Inhalts entwachsen. Und die Schublade, in der Dinge gelagert werden, die man bestimmt noch mal irgendwann brauchen könnte, aber eben doch nie wieder gebraucht hat, quillt auch bald aus allen Nähten.
Es empfiehlt sich also, selbst als eigentlich ordentlicher Mensch, zwei Termine im Jahr in den Kalender aufzunehmen: „Kleiner Schreibtischgroßputz“. Da die Weihnachtszeit eher stressig und der Januar eher lässig ist, empfehlen sich Januar und Juni als gute Wahl – im sechsmonatigen Rhythmus angegangen, braucht die Aktion auch nicht so viel Zeit.
De volgende acht punten moeten niettemin het hele jaar door ter harte worden genomen.
-
Zet dingen terug: Laat dingen op hun plaats leven en leg ze na gebruik terug.
-
Gooi ze weg: Gebruik onmiddellijk de vuilnisbak.
-
Maak aantekeningen: Een groot notitieblok in plaats van veel kleine briefjes die heerlijk kunnen verdwijnen maakt het werk makkelijker als er 's avonds telefoonnummers in het adresboek moeten en afspraken snel in de juiste agenda moeten.
-
Structuur: Hetzelfde archiveringssysteem op de computer als op het bureau en dezelfde structuur voor zowel fysieke als digitale mappen helpt om op de werkplek blijvend orde op zaken te stellen en zaken snel terug te vinden.
-
Hiërarchische archivering: zet de meest dringende zaken bovenaan en de minst dringende onderaan.
-
Houd kabels in toom: sorteer de strengen en bewaar de kabelsalade in dozen.
-
Denk aan bereik: Berg dingen die vaak nodig zijn dichtbij op, dingen die zelden gebruikt worden verder weg.
-
Ruim 's avonds op: als u elke avond uw bureau opruimt, begint u de volgende werkdag meer ontspannen.
Waarom moet ik het kantoor netjes houden?
U moet uw kantoor netjes houden omdat u dat wilt. Vaak ontbreekt echter de motivatie. Er zijn twee goede redenen waarom u zou moeten opruimen.
-
De werkplek weerspiegelt uw innerlijke leven en vertelt uw werkomgeving welk persoonlijkheidstype u bent.
-
Bazen houden van keurig opgeruimde kantoren en werkruimtes. Uit onderzoek van psycholoog Cary Cooper bleek dat vier van de vijf managers kiezen voor werknemers met een opgeruimd bureau.
Het kantoor dient als projectiescherm: veel mensen associëren een rommelige secretaresse met een onstabiele persoonlijkheid. We weten dat het onzin is om collega's in hokjes te plaatsen. Maar we brengen veel tijd door op het werk en ontkomen er niet aan onze werkplek te personaliseren. Een plant of twee, foto's van de familie, chocolade of het favoriete boek voor de lunchpauze. Onbewust geef je veel over jezelf prijs aan je werkomgeving. Collega's weten hoe je werkt, kennen je voorkeuren en beoordelen aan de hand van je statussymbolen of je je ellebogen gebruikt om aan de top te komen.
Orde scheppen op de werkplek is zinvol. Je hebt veel invloed op hoe je gezien wilt worden door je omgeving.
Hoe schep ik orde op kantoor?
De snelste en eenvoudigste variant: Neem een ruime kartonnen doos. Veeg alles wat rondslingert erin. Neem al het kantoormeubilair af met een vochtige doek. Haal eerst alle belangrijke spullen uit de doos en wijs ze een plaats toe. Daarna gaat u verder met de rest. Gooi zonder blikken of blozen de spullen weg die je niet meer nodig hebt. Et voilà: een opgeruimd bureau! Orde op de werkplek! Orde op kantoor!
Bevordert netheid op de werkplek de concentratie?
Een volmondig ja. Nadat u uw werkplek een grondige schoonmaakbeurt heeft gegeven, kunt u de eisen van het dagelijks werk bewuster en gerichter tegemoet treden. U vermijdt innerlijke stress en bespaart de belangrijkste bron in uw leven: Tijd.
Conclusie
Orde scheppen op de werkplek kan heel leuk zijn als je eenmaal begrijpt dat jij aan alle touwtjes trekt. U beïnvloedt hoe u wordt gezien en welke vaardigheden aan u worden toegeschreven. U wint aan concentratie en tijd. U wint aan levenskwaliteit. Overtuigt dit u?
